복지관 소식

포동포동 준비 전체 직원 3차 회의록

 

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일 시 : 20211013() 16:00 ~ 17:45

장 소 : 복지관 3층 으라차차방

참여자 : 신경호 부장 외 17(복지관 14, 노인맞춤돌봄 4)

- 정미영 관장 건강사유 및 직원 면담으로 인한 불참

 

마을중심활동을 잘 하기 위해서 무엇을 준비해야 할까?

(마을활동에서 어떤 문제가 예상되는지?)

 

2차 준비회의를 통해서 포동포동을 준비하기 위한 13가지 논의 주제를 선정하였습니다.

오늘은 관장님께서 참석하지 않으시기에 직원들끼리 합의하여 결정할 수 있는 주제를 중심으로 이야기를 나누어 보겠습니다.

 

 

1. 팀워크, 직원들의 소통과 협조 : 38

* agenda : 팀워크, 소통, 협력, 협조, 동 팀원의 궁합, 연계, 복지관 내에서 근무하는 직원과 동중심 직원의 연계(협조)

* agenda : 자신의 동에만 관심을 갖고 다른 동에 대한 무관심, 자원이나 인구 등 동별 편차가 있음 협조 관계 서로 묻고 도움 받으며 진행해야 함 건강반 활동 장소 섭외 과정 등

 

* discussion : 동에서 일어나는 활동, 급식, 도시락, 프로그램에 대한 정보가 공유되어야 한다. 이웃 활동가에 대한 내용도 잘 모르는 경우가 있다. 아침 조회 방식의 변화도 필요하다. 매일 아침 10분식 조회를 하였다면 1주일에 한번 조회를 하더라도 동에서 일어나는 활동과 각 직원들이 담당하고 있는 사업을 공유할 필요가 있다. 동별 활동이 잘 이루어지고 있구나, 어느 동에서 어떤 어려움이 있구나 어떤 도움을 줄 수 있을지 함께 고민하는 시간이 필요하다.

* discussion : 활동에 대해서 편안하게 이야기를 나눌 수 있는 방식의 회의가 필요하다. 개인적인 업무를 나누기도 하지만, 동별 팀으로 나누어 활동에 대한 이야기를 나누어야 할 필요가 있다.

 

* discussion : 조회의 주기를 어느 정도로 해야 한다고 생각하는가?

- 팀장회의 주1, 월례회의시 전직원의 동 중심 활동 공유회의 진행

- 관장님 추가 의견 10.20 : - 포동포동 초기에는 당분간은 매일 마을로 나가지는 않을 것 같다. 조회 방식의 변경은 고려할 필요가 있다. 주간회의에서 전체적인 사업 진행에 대한 공유를 하고, 1~2동이 별로 전날 있었던 일이나 진행 준비중인 일들, 어려움을 겪었던 일이나 활동 내용을 한두가지씩 공유를 해도 좋을 것 같다.

- 월례회의시 한달동안 동에서의 활동 사례를 공유해도 좋을 것 같다.

- 아침 9시에 마을로 나가서 만날 수 있는 주민이 있을 경우 사전에 이야기 하고 나가도 될 것 같다.

 

* discussion : 직원들이 나가지 않는 경우 어떻게 해야 할까? 나가라고 쫓아낸다. 나가도 어디에서 무엇을 어떻게 해야 할지, 공간에 대한 부담감, 맞돌은 건강반 활동을 하며 다른 사람들의 공간을 빌려서 이용하는데 어떤 느낌인지? 신탄진동은 다른 사람들의 사무공간을 빌려써야 하다보니 조금은 불편함이 있었고, 오전에 나가서 활동을 하고 오후에 들어와서 일지를 써야 한다는 부담이 있다. 반면에 덕암동은 공간도 편안하고 생활지원사가 알고 있는 관계여서 좋았다. 더욱 확장시켜 나갈 수 있을 것 같다고 생각한다.

 

* discussion : 일지와 행정서류 작성에 대한 부담이 있다. 당사자가 작성하면 직원들이 작성하는 것 보다 세밀하지 않을 수 있다. 그렇지만 당사자들이 직접 일지를 작성할 수 있도록 하며, 시간을 두고 담당자가 시간을 두고 작성 방법을 알려드릴 수 있다고 생각한다. 실습생 실습일지의 작성 수준이 시간이 지나면서 높아지듯이... 간소화하지만 의미를 담을 수 있는 기록이 중요하다.

 

* discussion : 홈페이지 게시글을 작성하고 출력해서 결재를 받는 것도 좋을 것 같다.

- 관장님 추가 제안 : 하루 업무일지를 홈페이지에 기록으로 글을 남기는 것으로 대체하는 것도 방안이며, 행정 간소화는 담당자가 필요 없다고 생각하는 양식은 과장님들을 통해서 수시로 제안하면, 연말에 검토 후 일괄적으로 없애겠다.(10.2)

* discussion : 공유회의 관련 매주 회의가 부담된다면 단톡방이나 공유 커뮤니티를 만들어서 이야기를 나눌 수 있을 것 같다. 이 자료들을 바탕으로 회의를 할 수 있는 회의지료가 되고, 회의 내용을 추가하여 홈페이지에 올릴 수도 있다. 지스윗 워크스페이스 활용 방법 운영지원팀 구축 준비 주간회의자료, 업무일지, 주간회의록이 될 수도 있다.

 

2. 마을활동에 대한 공유와 편차 보완 방법 : 9

* agenda : 마을 자원에 대한 정보 제공(각 동에서 하는 활동에 대한 공유와 도움이 될 수 있는 방법에 대한 동료 슈퍼비전 등),

* agenda : 담당자 & 동별 활동 성과량의 차이

 

* discussion : 동이 한번 정해지면 최소 2~3년 정도 한 동에서 활동을 해야 한다.

* discussion : 동 팀원 배정은 전체 직원들의 성향을 고려하였으나 팀원간 소통이나 화합에 우려되는 부분이 있다면 최종 동 배정시에 관장님 면담을 추가로 진행할 수 있으면 좋겠다.

- 관장님 추가 의견 10.20 : 동별로 나가는 직원들끼리 서로 잘 맞출 수 있도록 노력도 필요하다.

 

* discussion : 마을로 출근해서 일을 하기도 하지만 관내에서 일을 하는 경우도 많다. 동중심 활동이 완전 마을에서 하루 종일 있는 것은 아니다. 오늘은 오후에 마을에서 어떤 활동이 있다. 내일은 오전에 마을에서 누구를 만난다 등의 활동일 것이며, 기본적인 업무는 복지관내에서 이루어 져야 한다. 너울가지 상담실의 경우 상담실 담당자가 관내 업무로 기본적인 업무 처리를 할 수 있다. 각 직원들의 일정이 공유되어야 한다.

동시에 모든 직원이 동으로 나가서 활동해야 하는 것은 아니다. 누군가는 사무실에서 업무를 대행해 줄 수 있는 사람들이 있다. 모든 직원들의 일정이 공유될 수 있어야 하고 운영지원팀에서 클라우드를 활용한 일정 공유 방법을 준비하면 좋겠다.

 

* discussion : 관내에서 진행되는 상담이나 급식이용 등의 문의가 있을 경우 해당 동 담당자가 1차 상담 후 필요한 경우 업무 담당자(상담실 담당 사회복지사, 영양사)에게 의뢰하면 된다고 생각한다.

 

* discussion : 초기상담에 대한 인테이크는 누가 해야 할까요? 마을이 복지관과 멀지 않으니 급한 일이면 사무실로 복귀하거나 메모를 남길 수 있다. 동 담당 사회복지사가 인테이크를 할 수 있다. 상황에 따라 맞게 해야 한다.

 

* discussion : 욕구에 따라 동 담당 사회복지사가 기본적인 담당을 해야 한다. 담당자가 도움이 필요할 경우 다른 직원들의 도움을 요청할 수 있다.

인테이크 후 또 다른 욕구가 있을 경우 자원을 연계할 수 있는 다른 자원을 동 안에서나 다른 직원들을 통해서 연계할 수 있다고 생각한다.

 

* discussion : 관내에서 진행되는 상담이나 급식이용 등의 문의가 있을 경우 해당 동 담당자가 1차 상담 후 필요한 경우 업무 담당자(상담실 담당 사회복지사, 영양사)에게 의뢰하기로 함. 영양사가 초기상담지를 작성하기는 하는데 상담의 경험이 많지 않다. 급식을 신청하셨는데 연령기준에 맞지 않아 도움을 드릴 수 없었다. 복지관에서 다른 도움이 필요한 것이 있을지 물어도 답을 하지 않으셨다. 급식에 대한 도움이 필요하다면 마을에서 도움을 줄 수 있는 사람을 찾아서 연계하는 것도 필요하다.

 

* discussion : 상담에 대한 부담이나 서비스 제공이 담당자의 주관에 따라 달라질 수 있다.

 

* discussion : 사례관리에 대한 부담, 상담에 대한 부담은 있다. 사례관리 팀에서 사례관리 기록 방식을 직원들에게 알려주어야 한다. 사례관리 팀에서 사례관리 작성 양식, 과정 기록 방식 등을 공유하고 안내하기로 함.

 

* discussion : 식당 이용과 도시락 배달 서비스를 이용하시는 어르신들은 덕암동에 집중되어 있다. 덕암동에 3명을 배치해야 하지 않을까? 꼭 그런 것은 아니다. 급식소 관련 내용은 도시락 배달과 관련된 내용에서 다시 한번 이야기를 나누면 좋겠다.

 

* discussion : 동중심, 마을중심 활동을 했던 다른 기관 담당자를 초청해서 어떠한 어려움들이 있었으며 어떻게 해결했는지 이야기를 들어볼 수 있는 시간이 있으면 좋겠다.

선험을 했던 사람을 초대해서 들어보는 것도 좋겠지만 우리의 방향과 지역적 특성이 다를 수 있다고 생각한다. 일단 시작해 보고 각각의 상황에 맞게 필요한 기관으로 방문을 하거나, 초청강의나 컨설팅을 받아도 될 것 같다.

- 관장님 추가 의견 10.20. 동별 인원이 배치되고 나면 팀별로 희망할 경우 타 기관을 방문할 수 있도록 여비 지급 가능함.

 

3. 복지관으로 오는 전화에 대한 연결 : 13

* agenda : 마을 중심 활동시 복지관으로 업무 문의나 연락이 올 경우 응대

 

* discission : 서비스 이용이나 문의가 있을 경우 동 담당자에게 카톡이나 메신저로 안내

* discission : 동별 대표번호나 핸드폰을 개설하여 해당 동으로 연결할 수 있는 방법 모색

 

4. 차량 배차와 운행 : 23

* agenda : 차량, 업무 차량(스타렉스 2, 카니발 1, 모닝 2) 배차 방법

* discission : 후원물품 수령시 많으면 승합차 3, 적을 때 1대 정도가 필요하다. 동에서 차량을 사용해야 하는데 후원물품 대체 차량배차

* discission : 연령이 낮은 직원의 경우 보험 연령 문제로 모닝 우선 배차 필요

* discission : 차량 주유에 대한 문제도 우려가 된다. 지정 주유소를 사용하지 않을 경우 차량에 기름이 많지 않을 경우 운행 중 기름 부족으로 어려움이 있을 수 있다.

 

다음 시간에는 사업과 예산 관련 내용을 주제로 이야기 나누겠습니다.

 

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